איך מארגנים אירוע מוצלח?

המדריך הזה מתמקד בצדדים הטכניים והמעשיים שהכרחיים בכדי לקיים אירוע מוצלח ל-50 איש בבית.

הבית הוא המקום האידיאלי לחגוג בו אירוע חשוב. אירוע בבית מספר הכי טוב מי אתם ומה הסגנון שלכם. אירוע בבית משדר פתיחות, אינטימיות וחמימות.
למרות כל זאת, כשרשימת האורחים גדלה לעשרות אנשים ישנן מורכבויות בארגון אירוע בבית שאליהן יש להיערך מראש ולשים לב. זה לא בהכרח זול יותר מלקיים אירוע באולם או במסעדה, אך בהחלט הרבה יותר מתגמל ואישי.
חשוב לזכור שבבית מי שיקבע את אופי וקצב האירוע יהיה בעל הבית או האירוע ואילו במקום חיצוני מישהו אחר יקבע זאת עבורך בהתאם לאופי ומגבלות המקום או התפריט.

כשמארגנים אירוע של 100 איש ומעלה בדרך כלל נעזרים במפיק/ת אירועים מנוסה שדואג/ת לכל הפרטים. לעומת זאת, כשעורכים אירוע ל-50 איש ניתן לחסוך בעלויות לוגיסטיות ולנהל הכל בעצמך.
לאחר סקר מקיף שערכתי עם אלפי לקוחות ומניסיון של מאות אירועים חידדתי את הנקודות הרגישות והתקלות הנפוצות ביותר בארגון אירוע לעשרות אנשים בבית.
החלטתי לשתף אותך במחקר שעשיתי ובתוצאותיו. חברתי לניבית אברוטין מפיקת אירועים מזה שנים רבות, ויחד כתבנו עבורך מדריך ממוקד שבנוי בצורת "צ'ק ליסט", רשימת משימות לביצוע בארגון אירוע לעשרות אנשים בבית. רשימת משימות זו תלווה אותך צעד צעד בתכנון אירוע מוצלח ומהנה.

בעבר כבר כתבתי שני מדריכים מאוד מקיפים בנושא אירוח וארגון אירועים בבית:
" 8 הטעויות הגדולות בארגון אירוע בבית ואיך להימנע מהן"
"סודות האירוח של פומפידו"
ניתן להוריד את המדריכים פה
החלטתי במדריך הנוכחי לכתוב רשימה קצרה וממוקדת שתאפשר לך לעבור סעיף סעיף בקלות.
המדריך הזה מתמקד בצדדים הטכניים והמעשיים שהכרחיים בכדי לקיים אירוע מוצלח ל-50 איש בבית.

5 הנקודות הבאות הן א' ב' לכל אירוע!

1. חלל האירוע:

בחירת החלל הנכון לאירוע, השאלה הכי חשובה בבחירת החלל – האם מתאים לכמות האורחים?
מה הוא סגנון האירוע שבחרתם? האם האירוע בתוך הבית או בגינה? החלטות אלו ישפיעו ישירות על בחירת החלל הנכון לאירוע.
קוקטייל: אירוע בעל סגנון הגשה דינמי ומהנה, זהו אירוע בעמידה ובד"כ גם קצר יותר,עם אופי קליל יותר.
בסגנון הגשה זה ניתן לארח כמות אורחים גדולה יחסית בחלל, ניתן ורצוי לפזר 4-5 שולחנות בר (קוטר 40-60 ס"מ) שיהיה לאורחים מקום "להניח" את הכוס. סגנון האוכל יהיה "פינגר פוד" (חטיפים), זוהי הזדמנות מעולה להגיש מגוון גדול של מנות שכייף להכין אותן ועוד יותר כייף לאכול אותן. העובדה שכל מנה נגמרת בביס אחד או שניים מאפשרת לאורחים שלנו להנות מאוירה קלילה ולא מחייבת.
צלחת מזלג: בופה פתוח לאורחים והישיבה סביב שולחנות.
חשוב לזכור- ציוד תופס מקום בחלל ויש להתחשב בעובדה זו.
בנוסף לשולחנות וכיסאות יש למקם בחלל אלמנטים הכרחיים כגון: מזנון אוכל וקינוחים, בר שתייה קלה/חמה ובמידה שיש "תוכנית אומנותית" יש להשאיר מקום גם לציוד הטכני (מסך, די-ג'י וכדומה…)
אירוע בחוץ מצריך התייחסויות אחרות כגון: פתרונות קירוי והצללה (תלוי בעונה), נושא מיזוג/חימום.

2. אוכל וקייטרינג:

קייטרינג וספקים שונים:
איך יודעים שהאוכל יהיה מוצלח ושאפשר לסמוך על השף?
דבר ראשון חוויה אישית: אם ראיתם, טעמתם וחוויתם בעצמכם קייטרינג או שף מסוים בתור אורחים באירוע שהיה מוצלח וכל האורחים התלהבו ונהנו, אם האירוע השאיר לכם זיכרון שהיתם רוצים להשאיר לאורחים שלכם זה יכול להיות הימור בטוח. כדאי גם "לתחקר" קצת את המארח, לשאול איך הייתה החוויה שלו.
אפשרות שנייה: לשאול חברים ומכרים. אפשרות פחות טובה אבל אם יש מישהו שאתם ממש סומכים על הטעם והסגנון שלו שהיה ממש מרוצה מקייטרינג, רוב הסיכויים שגם אתם תהיו מרוצים.
רוב הלקוחות של בשף בקופסה מגיעים אלינו באחת משתי הדרכים האלו.
אבל מה עושים אם רוצים לבדוק משהו חדש? שירות שמצאת באינטרנט או ראית בטלוויזיה?
לשאלה הזאת את אין תשובת פלאים של 100 אחוז. אבל מניסיון של 15 שנה בתחום, אוכל לתת שלושה קריטריונים שעמידה בכולם תנבא בצורה טובה הצלחה של קייטרינג באירוע שלך.
א. סגנון וסטנדרטים מקצועיים ואישיים- הסגנון של נותן שירות צריך להתאים לסגנון שלך. גם הסטנדרטים המקצועיים שלו צריכים להתאים לך ולאירוע המתוכנן. סגנון וסטנדרטים הם קריטריונים שניתן להבחין בהם בין השורות באתר האינטרנט ובשאר האינטראקציה עם נותן השירות. בחירת המרכיבים בתפריט, איכות הצילומים, עיצוב האתר, התחושה הכללית של רמה ואיכות כשבוחנים את האתר. כל אלה מעידים על סטנדרטים וסגנון. מעבר לכך, חשוב שהאינטראקציה עם נותן השירות תהייה לך נעימה
ב. ניסיון מוכח- קייטרינג הוא תחום שדורש ניסיון רב. הניסיון של נותן השירות הוא מרכיב קריטי בהצלחת האירוע. זה לא מספיק שהשף עבד פעם בקייטרינג גדול ומפורסם. רצוי מאוד שלחברה שאתם שוכרים יהיה ניסיון מוכח באירועים בדיוק מהסוג שלכם. ניסיון רב הוא מה שמאפשר לסטנדרטים ולסגנון לבוא לידי ביטוי באירוע עצמו ולא רק באתר האינטרנט. דרך טובה לבחון ניסיון של נותן שירות היא המלצות. אם באתר החברה יש המלצות רבות של לקוחות, זה סימן מצוין. כדאי גם לקרוא את ההמלצות ולהבין ממה בדיוק אנשים אחרים היו מרוצים. לצפייה בהמלצות של לקוחות בשף בקופסה אפשר ללחוץ כאן. אם אין ביניכם ובין נותן השירות אמון בסיסי ואתם חושדים שההמלצות מפוברקות, אין גם סיבה שתאמינו למה שהוא אומר ולא כדאי שתזמינו ממנו אירוע.
כמה מילים על טעימות– אני לא מאמין גדול בטעימות. יש חברות מצוינות שלא ערוכות לטעימות. יש חברות (בעיקר הגדולות) שיש להן מערך שלם לטעימות שבדרך כלל הוא נפרד ואין לו שום קשר למערך האירועים עצמו. בקייטרינג של חתונות למשל, כשיש טעימה, יושבים 6-12 סועדים באזור הטעימות וצוות של כ- 2 טבחים (לפעמים אחד מהם הוא השף הראשי) מלהטטים במטבח קרקס קולינארי שלם בשביל שכל הדודים וההורים שרצו לבוא לטעימה ירגישו כמו שופטים במאסטר שף, בעוד שצוות של 3-4 טבחים מאכיל בחלק אחר של המטבח 300-400 איש שקנו אירוע בעקבות טעימה כזו. אני גם יודע שבחברות קייטרינג מסוימות יש חומרי גלם שונים באיכותם לטעימה ולאירוע. המסר שלי הוא לא שכולם רמאים, אלא שטעימה היא לא הוכחה, לא תחליף לאמון ולא אינדיקטיבית יותר מהמלצות באתר.
ג. בשלות מקצועית- בעייני בשלות מקצועית בקייטרינג באה לידי ביטוי בעיקר בהבנה עמוקה של הלקוח ושל התהליך שהוא עובר מהרגע שנולד הרעיון של האירוע, ועד הטלפונים הנרגשים בימים שאחרי האירוע. תבדקו באתר ובתקשורת עם הקייטרינג האם השף והקייטרינג פונים אלייך, ומדברים על מה שחשוב לך או רק על עצמם ועל כמה שהם מוכשרים.

3. שתייה קלה וחמה:

אפשר לשכור שירותי בר בתשלום שידאגו להכל, ואפשר לרכוש בעצמכם את השתייה.
שתייה קלה- חישוב הכמות הדרושה הוא לפי מפתח של ליטר שתייה קלה לאדם, חצי ליטר מים וחצי ליטר משקאות קלים. בקיץ מומלץ להוסיף עוד כ- 50% לכמות המים ויש לדאוג לקרח.
חישוב כמות הקרח – לשתייה בכוס החישוב הוא כשקית קרח ל-10 אנשים, אם יש צורך בקירור בקבוקי השתייה מחוץ למקרר, יש לחשב כשקית לארגז שתייה.
שתייה חמה – רצוי לשכור מייחם גדול ולדאוג לעמדת שתייה חמה הכוללת סוכר/סוכרזית/קפה/קפה שחור ומיני תה, מומלץ להגיש גם עשבים טריים כמו: נענע ולואיזה.
טיפ – ליד עמדת שתייה חמה מומלץ לשים קערה ריקה לכפיות משומשות ועוד קערת פסולת לתיונים משומשים ושאר ליכלוכים.

4. כלים וריהוט:

יש שתי אפשרויות לכלי אוכל והגשה- כלים חד- פעמיים שזו האפשרות הזולה והפשוטה, והשכרת כלים מחברת השכרה. במידה ויש צורך בהשכרת ריהוט (כסאות, שולחנות, שמשיות, פטריות חימום וכו'), ההמלצה שלנו היא לעשות גם השכרה של כלי אוכל והגשה. היות ויש עלות למשלוח ללא קשר לתכולת ההזמנה, במקרה של השכרת ריהוט, ניתן להוסיף להזמנה כלי אוכל והגשה. כך תוכלו ליהנות מהגשה בכלי פורצלן וזכוכית במקום בכלי פלסטיק או במבוק. לקניית כלים חד- פעמיים אני ממליץ על רשת מיטב או רשת פעמית סטור שבהן מגוון פתרונות כולל כלים מתכלים אקולוגיים שבעייני הם גם נאים להגשה.
טיפ בנושא ריהוט – מומלץ לדאוג שלפחות לכל האורחים המבוגרים יהיה מקום לשבת לא חובה דווקא מול שולחן.
בהשכרת ציוד אנחנו מאוד אוהבים לעבוד עם חברת א.אור, הם ייקים בדיוק כמונו… מה שמזמינים זה מה שיגיע. נקי ושלם בכמות הנכונה ואם מתעוררת בעיה הם לוקחים אחריות ומטפלים בכך.
קיימות אופציות זולות יותר כגון שדלצקי גם הם מומלצים והמחירים שלהם "עממיים" יותר.
בכל מקרה מומלץ ורצוי לדאוג למישהו שיקבל את הציוד ויעבור עליו מול רשימת ההזמנה.
היתרון בהשכרת ציוד הוא שאין צורך לשטוף כלים בסיום האירוע, לזה תדאג חברת ההשכרה.
הכנתי לכם רשימת ציוד לאירוע ל-50 איש, הרשימה אינה כוללת כלי הגשה. אפשר להשתמש בכלים מהבית או להזמין מהשכרה:
שונות
כלי לקרח 2 יח
מלקחיים לקרח 3 יח
מגש מלצר 3 יח במידה ויש מלצרים באירוע
פח אשפה 3 יח
מיחם 1
סכו"ם
כפית 40
מזלג 80
סכין 48
כוסות
כוס יין 60 באירוע קוקטייל רצוי להגדיל עפ"י מפתח של 2 כוסות לאורח
כוס לונג קצר 104
כוס קפה 40 אפשר להזמין גם צלחת תחתית.
צלחות
צלחת 80
כיסאות
כיסא 40 יח, במידה ורוצים שלכל אורח יהיה מקום ישיבה יש להגדיל ל-50 כיסאות, אפשר לשלב עם כיסאות מהבית.
פלטות עץ
עגול קוטר 160, 5 יח מצריך מפה, מתאים להושבת 8-10 אורחים באירוע צלחת מזלג
שולחן בר קוטר 60 5יח באירוע קוקטייל ללא הושבה רצוי לפזר מעט שולחנות בר לנוחות האורחים
טכסטיל
מפה קוטר 3- 6 יח. מתאים לשולחן עגול קוטר 160 או לשולחן מרובע

5. מלצרים:

כשמדובר באירוע אינטימי בבית עם הגשה במזנון ישנה נטייה להמעיט בחשיבות של מלצרים. המלצרים הם אלו שמתפעלים את האירוע בפועל ודואגים שהכל יתפקד ויזרום.
בכל אירוע קיימים "פיקים":
הרגע בו כל האורחים מתחילים לאכול
המעבר מאוכל לקינוחים ושתייה חמה
הרגע שבו האירוע מסתיים וצריך להחזיר את הבית למצבו הטבעי…
מלצרים בכמות הנכונה יהפכו את האירוע לחוויה נעימה יותר עבור המארח והאורחים. אפשר כמובן גם להתארגן ולעשות הכל לבד אבל חשוב להחליט מראש מי עושה מה במהלך האירוע (ריענון המזנון, פינוי כלים, ריענון בר השתייה, פינוי המזנון מאוכל וסידור הקינוחים וכו'…)
המפתח שאנו ממליצים באירועי קוקטייל או צלחת מזלג הוא מלצר אחד לכל 20 אורחים. במפתח זה הכל מתפקד וזורם ללא תחושה של הגזמה או חדירה לפרטיות.

נקודה נוספת לקחת בחשבון:

ילדים:

תכנון נכון עבור הילדים יוצר אירוע מהנה ורגוע גם עבור ההורים והמבוגרים.
באירוע שיש בו הרבה ילדים כדאי לחשוב על 3 נקודות עיקריות:
מיקום – מתחם מיועד לילדים, ארגון האזור לישיבה או למשחק אולי אפילו לסדר להם שולחן עם שתייה קלה בנפרד.
אוכל – בניית תפריט ואוכל מותאם שילדים אוהבים .
תוכן/פעילות – הפעלה, שולחנות משחק, עמדת יצירה, עמדת איפור…

טיפ – בדקו את גילאי הילדים, אולי יש צורך לעשות "הפרד ומשול", אל תשימו באותו אזור בני טיפש-עשרה עם זעטוטים…

אקסטרות:

עד כה נגענו בחמשת המרכיבים שהם חובה בכל אירוע בבית, עכשיו אפשר להתפנות למרכיבים שהם מעבר. עוד "טאצ' אישי" משלכם שיכול להוסיף ולשדרג את האירוע שלכם.

תוכן:

נקודה למחשבה – האם תרצו " התרחשות" כלשהי במהלך האירוע שתוסיף עניין ותוכן?
המגוון הוא גדול. ריכזנו לכם מספר ספקים מומלצים:

די ג'י – מוסיקת רקע עפ"י בחירה אישית, מסיבת ריקודים?
טל אלון 054-4431442 שנים של ניסיון בתחום, יכול להגיע עם מערכת הגברה.

מופע בידור מוסיקלי :
אייל רוזלס, " הקברט הלטיני: שרים וצוחקים אהבה" 052-3342711

שירה בציבור:
יונתן שחר 054-7967870
הגלוגרים 052-7467509

צילום סטילס:
טל סלמן 050-4402030

שולחנות משחק לילדים:
סער 054-4463731

מאחלים לכם אירוע נעים ומוצלח.